Writing and Designing a Hotel Brochure / Criando um Folheto de Hotel

Writing and Designing a Hotel Brochure

Why is a brochure important to your business? When should you use a brochure? This article examines different brochure types and reasons for using a brochure, as well as basic design and copy guidelines in creating your brochure.Strengths of a Brochure
.
· Control over what and how is said, including graphics.
· Control where your brochure is placed or who receives it.
· Brochures are flexible.
· Can be done yourself. Although it is a good investment to hire a professional as soon as you can.
Weaknesses of a Brochure
· Generally given to all qualified customers, so using it for mass audiences may be cost prohibitive.
· The brochures can quickly become outdated and money is wasted.
· Trying to match the competition can be expensive.
.
To begin creating a brochure for your business, you need a clear understanding of how you will use the finished product. There are two functions of brochures.
.
The Two Types of Basic Brochure Design
.
Adventorial - This brochure attracts attention and plays on the emotions of the customers. It compels people to pick it up and read it. It has an “attention getting” tagline or headline. It will contain lots of white space and short bullets or points, rather than long paragraphs. Included is a “call to action” that asks the customer to make an order, a phone call, come on down, clip a coupon, mail a reply card or some other action that puts you and the customer in contact.This brochure is the appetizer of your business.
.
Informational - This brochure is the main course. This is for the customer who has learned of your company and has requested more information. Unlike advertorial brochures, informational brochures can be crammed with information. This style of brochure should not be used in display racks or laid out at a trade show booth. A potential customer who is unfamiliar with your business will not read a mountain of information just to see what you do.If you can only afford to do one style of brochure at this point in your business, do the advertorial brochure and place in-depth information a customer may request in a folder or one-page flyer.
.
Basic Brochure Design: Where to Start
.The basic bi-fold brochure is constructed by folding an 8 1/2 x 11 sheet of paper twice to create 3 panels on each side. It is the brochure type most commonly used by small business because it can be mailed in a standard #10 envelope.With rare exceptions, businesses should develop the copy first. You only have a small amount of space to tell your story. You can identify and select graphics and pictures that enhance your message later on. Write your copy from the customers’ point of view, not yours. What does the customer want/need to know?When preparing your text, keep it short and sweet. The reader should be able to grasp the main points by simply glancing through the piece. If you bury your messages in a lot of heavy text, the reader may decide that it’s too much work to read your brochure and throw it away.
Speak directly to the customer. "We help you…" Use headings and subheadings to group ideas and help the reader focus on items that are of interest to him or her. Avoid industry jargon and acronyms. Use clear language that everyone can understand.Microsoft Word allows you to create multiple columns for brochures under the format tab. Word allows you to create basic brochures and import pictures from saved sources. Professional design programs such as Adobe InDesign, Adobe PageMaker or Quark XPress offer additional flexibility in creating your design and print the design at a printing service.
.
Specific Panel Design
.
Front Cover
Don't just name your product on the front cover, or your logo. Instead, develop a theme that captures attention and interest. Use your theme as a headline for your front cover and repeat throughout the brochure. Include a customer benefit, clearly stated or implied, whenever possible.
Back Cover
Don’t put anything on the back cover other than contact information. This is the panel that people are least likely to read, so if you put an important message there, it will be lost.
Inside Front Panel - first panel you see when the brochure is opened
This is the most important panel. Use it to summarize why the customer should choose you. It is a good location for a glowing testimonial. Although this is the most important panel, write it last. If you craft the inside spread first, you will have a better idea of what you want to summarize on the inside front panel.The inside front panel also is a great place for your phone number and/or web site address.
Inside Three Panels - When the brochure is fully open, there are three full panels to write a description of your business and what it does. Carry the brochure theme over into your inside panels.Use images, subheads, captions and body copy that continue your front cover theme throughout the brochure. Grab attention. Describe your top benefits. Present proof. Ask for the order.Once the copy is completed work on making it shorter and more descriptive. If you or your designer has created a consistent visual look to your advertising with repeated images, graphics or colors, continue it in your brochure. The familiarity will be immediately recognizable to the reader.
.
How To Talk To Your Customers In Your Brochure
.
· Ask your employees to write the brochure copy. Or, ask some of your better customers to help write it. You may be surprised at what you get.
· Try to eliminate as many decisions as possible in your text copy. Assume the customer will eventually buy the product or service. Don't use the words, "if" and "maybe.”
· Never ask open-ended questions in a brochure. Questions should be phased so the answer is "YES."
· Businesses should list the many important features of their products. Customers will not care about any feature unless there is a benefit to them. A "feature" is what a product has. A "benefit" is what a product does. The more benefits the product has, the better.
· You want your brochure to sound and look professional. A good brochure reads like a conversation, not a manuscript.
.
Brochure No-No’s
.
· Do not use more than nine or ten lines of type per paragraph.
· Do not average more than two or three sentences per paragraph.
· Do not indent paragraphs that have a space between them.
· Do not start sentences with numbers.
· Do not put two spaces after periods if using a computer. Page layout and word processing programs put the proper spacing after periods automatically.
· Do not use underline or all capitals as a way to stress a point. Use bold or italics instead.
· Do not use italic and all capitals sparingly as they are hard for people to read.
.
How To Get Started
.
· Go to your local Chamber of Commerce, Economic Development Office or a major hotel and look for a large rack of brochures. Stand back and look at the rack. Which brochures catch your eye? Which ones do you want to pick up? Is it because of the ink color, typeface, headline, paper color or visual design?
· Now, look again. Take out some of the brochures you didn't select and ask the following:
.
o Why didn't you look at them?
o Can you find something specific that made you skip right over them?
o Was it the lack of an eye-catching graphic?
o Was it a hard to read type-face?
o Did the headline lack sales appeal? Was it a label instead of a call to action?
o Was it because the design of the rack hid the real message?
o Was it because it was printed on a blah color or paper?
.
· Set up some basic ideas and blocks of text on a folded piece of 8-1/2 x 11 paper. Does your text flow well? Does the copy seem logical for those panel placements? What images/theme would benefit this copy and sell the brochure?
· If you decide to create the brochure yourself, begin laying it out in Microsoft Word in the column format or consult with a professional and present your ideas for your brochure design, which will then be completed in a design program.
* Reprinted with permission from the Ag Marketing Resource Center, Iowa State University Extension.

Criando um Folheto de Hotel

.

Por que um folheto é importante para seu negócio? Quando você deve usar um folheto? Este artigo examina tipos diferentes de folhetos e razões para usar um folheto, bem como um design básico e regras de impressão na criação de seu folheto.

.

Pontos Fortes de um Folheto
.· Controle sobre o que e como é ditto, incluindo graficos.
· Controle de onde seu folheto é colocado ou quem o recebe..· Folhetos são flexíveis.
· Pode ser feito por você mesmo. Apesar de ser um bom investimento contratar um professional assim que possa.

.

Fraquezas de um Folheto

.

· Geralmente entregue a todos clientes qualificados, então usando-o para audiencias em massa o custo pode ser proibitivo.
· Os folhetos podem rapidamente se tornar ultrapassados e seu dinheiro desperdisçado.
· Tentar se igualar com o concorrente pode ser caro.
.  Para começar a criar o folheto para seu negócio, você precisa de um entendimento claro de como você usará o produto acabado. Ha duas funções no folheto:
.Os Dois Tipos de Design de Folhetos Basicos
.Editorial - Este folheto atrai a atenção e joga com as emoções dos clientes. Compele as pessoas a pegá-los e lê-los. Tem uma “chamariz para sua atenção” linha chave ou título. Contem muitos espaços em branco e bolas ou pontos, ao invés de parágrafos longos. Incluída uma “chamada à ação” que pede que o cliente faça uma ordem, uma ligação telefonica, venha nos ver, um vale, envie um cartão de resposta ou alguma outra ação que coloca você e o  cliente em contato. Este folheto é o aperitivo de seu negócio.

.Informativo – Este folheto é o prato principal. Este é para o cliente que soube de seu negócio e solicitou mais informações. Diferentemente dos folhetos editoriais, folhetos informativos podem estar cheios de informações. Este estilo de folheto não deve ser usado em suportes (racks) ou deixados em uma mesa de uma feira de turismo. Um cliente em potencial que não esteja familiarizado com seu negócio não lerá um monte de informações, somente para ver o que você faz. Se você só puder fazer um folheto, faça o advertorial e coloque informações completas que um cliente possa solicitar em um folder ou um folheto de uma página.
.Design Básico de Folheto: Onde Começar

.

O folheto básico de duas páginas é feito dobrando uma folha de papel 8 1/2 x 11 duas vezes para criar 3 painéis em cada lado. É o tipo de folheto mais comumente usado por negócios pequenos porque pode ser enviado por correio em envelopes padrões Nº 10..Com raras excessões, os negócios deveriam desenvolver primeiramente uma cópia. Você tem só um pequeno espaço para dizer sua história. Você pode identificar e selecionar gráficos e fotos que melhorem sua mensagem mais tarde. O que o cliente quer/precisa saber? Quando preparar seu texto, mantenha-o curto e suave. O leitor deverá ter condições de pegar os pontos principais através de um rápido olhar no folheto. Se você enterrar sua mensagem em um texto pesado, o leitor poderá decider que é muito trabalho le-lo e jogá-lo fora.

Fale diretamente com seu cliente. "Nos o ajudamos…" Use cabeçalhos e sub-cabeçalhos para agrupar ideias e ajudar o leitor a focar nos itens que sejam de interesse dele ou dela.

Evite jargões da industria e acronismos. Use uma linguagem clara para que todos possam entender. O Microsoft Word permite que você crie coluns multiplas para folhetos. O Word permite que você crie folhetos básicos e importe fotos de fontes salvas. Programas de design profissionais tais como Adobe InDesign, Adobe PageMaker ou Quark XPress oferece flexibilidade adicional para criar seu design e imprimir em uma gráfica..

.
Design de Painel Específico

.

Capa Principal

.Não de somente o nome de seu produto ou seu logo na Capa Principal. Ao invés, desenvolva um tema que capte a atenção e o interesse. Use seu tema como um título para sua capa principal e repita-o em todo o folheto. Inclua um benefício para o cliente, declare ou diga de forma implícita sempre que possível.

.Capa Traseira

.Não coloque nada na parte de trás do folheto além das informações para contato. Este é o painel que as pessoas provavelmente menos lerão, então se você colocar uma mensagem importante lá, será perdida.

.

Painel Frontal Interior

.

O primeiro painel que você ve quando abre o folehto. Este é o painel mais importante. Use-o para sumarizar porque o cliente deveria escolher você. È um bom local para um testemunho. Apesar deste se o painel mais importante, escreva-o por ultimo. Se você produzir o interior primeiro você terá uma idéia melhor do que você quer sumarizar no painel frontal interior. Este painel é também um lugar para colocar seu telephone e/ou enderço na Internet.

.
Interior Tres painéis

.

Quando o folheto estiver totalmente aberto, haverá tres paineis completes para escrever uma descrição de seu negócio e o que ele faz. Conduza o tema do folheto através dos painéis interiors. Use imagens, sub-títulos e cópia do corpo para continuar o tema da capa principal em todo o folheto. Atraia atenção. Descreva seus benefícios principais. Apresente prova. Peça por um pedido. Uma vez que a copia esteja completa, trabalhe para deixa-la mais curta e mais descritiva. Se você ou seu designer criou um look visual consistente para sua campanha com imagens repetidas, gráficos ou cores, continue a mesma linha em seu folheto. A familiaridade será imediatamente reconhecida ao leitor.

.
Como Falar Com Seus Clientes em Seu Folheto·

Peça aos seus funcionários para escrever uma cópia. Ou, peça a um de seus melhores clientes para ajudá-lo a escrever. Você poderá se surpreender com o resultado.

·

Tente eliminar o maior numero possível de decisões em seu texto. Assuma que o cliente eventualemente comprará o protduto ou service. Não use as palavras “se” ou “talvez”
·

Nunca faça um pregunta sem resposta no folheto. Perguntas devem ter fases para que a resposta seja “SIM”.·

Os negócios devem listar todas as características imortantes de seus produtos. Businesses should list the many important features of their products. O cliente não se importará com nenhuma característica a menos que tenha um benefício nela. Uma característica é o que o produto faz. Quanto mais benefícios o produto tenha, melhor.
·

Você quer que seu folheto soe e pareça professional. Um bom folheto se lê como uma conversação, não um manuscrito.
.Os “Não” dos Folhetos.
· Não use mais de nove ou dez linhas por parágrafo.
· Não faça a media em mais de dois out res sentenças por parágrafo.
· Não separe parágrafos que tenham espaço entre si.
· Não inicie sentenças com numerous..
· Não coloque dois espaços depois de ponto se feito em um computador. O layout da página e os programas de processamento de palavras colocarão os espaços apropriados depois dos pontos.
· Não use sublinhamento (underline) ou letras maiusculas no total para dar enfase em um ponto. Substitua por negrito ou italico. · Não use italico e letras maiúsculas frugalmente uma vez que são difíceis de ler.

.
Como Começar

.· Vá para a sua Camara de Comércio, Escritório de Desenvolvimento Economico ou um grande hotel e procure por um rack com folhetos. Pare à frente do mesmo e olhe para este rack. Quais folhetos atraem sua atenção? Quais você quer pegar? É por causa da cor, tipo de impressão, título, cor do papel ou design visual?
· Agora, olhe novamente. Pegue alguns folhetos que você não selecionou e pergunte o seguinte:
.
o Por que você não olhou para eles?
o Você pode encontrar algo específico que o faça passar batido por eles?
o Foi por falta de um gráfico chamativo?
o Foi difícil de ler os caractéres?
o O título não tem um apelo de vendas? Foi uma etiqueta ao invés de um pedido para uma ação?
o Foi por causa do design do rack ter escondido a mensagem verdadeira?
o Foi por ter sido impresso em uma cor ou papel não chamativo?·

Estabeleça algumas idéias básicas e blocos de texto em um papel dobrado de  8-1/2 x 11. O seu texto flue bem? A cópia parece lógica para estes painéis? Quais imagens/temas beneficiariam este tema e venderiam o folheto?
· Se você decider cirar seu folheto você mesmo, comece no Microsoft Word no formato coluna ou consulte um profissional e apresente suas idéias para o design de seu folheto, o qual será então completado em um software de design apropriado.

* Re-impresso com a autorização do Ag Marketing Resource Center, Iowa State University Extension.